Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

CASE.DE GmbH
Wittestr. 60
53225 Bonn
Deutschland
E-Mail: info@randomify.de

Datenschutzbeauftragter: Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten benannt, weil wir dazu gesetzlich nicht verpflichtet sind.

2. Überblick und unsere Rollen

Randomify ist eine Plattform zur fairen und transparenten Durchführung von Gewinnspielen auf sozialen Medien (derzeit Instagram). Sie richtet sich ausschließlich an Unternehmer (§ 14 BGB). Wir nutzen ausschließlich offizielle Plattform-APIs und verzichten auf Scraping. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb unserer Anwendung. Sie ist eine Information und keine Einwilligung; für die hier beschriebenen Verarbeitungen holen wir keine Einwilligung ein.

Je nach Datenart haben wir eine von zwei Rollen:

  • Verantwortlicher: für die Daten unserer Nutzer (Konto, Instagram-Verbindung, Käufe, Support) und für technische Zugriffsdaten wie IP-Adressen, auch in Protokollen und Sicherungen (Abschnitt 4.10).
  • Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO): für die Daten der Teilnehmer an Gewinnspielen, auch soweit sie in Protokollen und Sicherungen enthalten sind. Verantwortlicher ist hier der jeweilige Veranstalter, also unser Nutzer, der das Gewinnspiel durchführt. Die Einzelheiten regelt unser Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

3. Rechtsgrundlagen

Soweit wir Verantwortlicher sind, verarbeiten wir Daten auf Grundlage von:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) — Bereitstellung unserer Dienste: Konto, Instagram-Verbindung, Erstellung und Durchführung von Gewinnspielen, Kauf von Guthaben, Support.
  • Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) — handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung von Abrechnungsunterlagen.
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) — Sicherheit, Betrugsprävention, stabiler Betrieb, Datensicherung sowie der Nachweis von Vertragsannahmen und Löschanfragen.

Für Teilnehmerdaten bestimmt der Veranstalter als Verantwortlicher die Rechtsgrundlage; wir verarbeiten diese Daten auf seine Weisung (s. Abschnitte 4.4 bis 4.6, 4.8 und 4.10).

4. Welche Daten wir erheben

4.1 Registrierung & Anmeldung

Bei der Registrierung erheben wir:

  • Name
  • E-Mail-Adresse
  • Passwort (nur als gesalzener Hash gespeichert, nicht im Klartext)
  • Zeitpunkt und Version Ihrer Annahme der AGB einschließlich des Auftragsverarbeitungsvertrags, mit der Sie zugleich bestätigen, als Unternehmer zu handeln

Die Annahme halten wir als Vertragsnachweis fest (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO): den Zeitpunkt und die Version am Konto sowie einen Audit-Protokolleintrag. Bei einer neuen Fassung erfassen wir eine erneute Annahme ebenso. Diese Datenschutzerklärung ist dabei nur verlinkt; ihr müssen Sie nicht zustimmen.

Bei jeder Sitzung speichern wir zusätzlich IP-Adresse und User-Agent zur Absicherung gegen unbefugten Zugriff (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sitzungen laufen automatisch ab (s. Abschnitt 5). Fordern Sie einen Anmeldecode per E-Mail an, speichern wir E-Mail-Adresse und Code; der Code gilt 10 Minuten.

4.2 Instagram-Verbindung (OAuth)

Wenn Sie Ihr Instagram-Konto verknüpfen, melden Sie sich über den offiziellen OAuth-Flow von Meta Platforms Ireland Ltd. (Meta) direkt bei Instagram an. Ihr Browser verbindet sich dabei mit Meta. Wir erhalten:

  • Instagram-Konto-ID und Benutzername
  • Langfristiges Zugriffstoken (verschlüsselt mit AES-256-GCM gespeichert) und dessen Ablaufzeitpunkt
  • Gewährte Berechtigungen

Zweck: Abruf Ihrer Instagram-Beiträge und deren Kommentare über die offizielle Instagram Graph API, um Gewinnspielteilnehmer zu erfassen, sowie der Versand von Ihnen veranlasster Antworten auf Kommentare.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Ohne die Verbindung können keine Gewinnspiele durchgeführt werden.

Datenübermittlung an Meta: Die Abrufe und der Versand von Antworten laufen von unserem Server aus. Meta erhält dabei das Zugriffstoken, die Kennungen von Beiträgen und Kommentaren sowie den Antworttext. Meta verarbeitet Daten gemäß der Meta-Datenschutzrichtlinie. Zu Übermittlungen in die USA s. Abschnitt 7.

Verbindung trennen: In den Einstellungen können Sie die Verbindung jederzeit trennen. Wir löschen sie dann bei uns und versuchen zusätzlich, die Berechtigungen bei Meta zu widerrufen.

App auf Instagram entfernen oder Löschung bei Meta anfragen: Meta informiert uns über beide Vorgänge. Passt die von Meta übermittelte Kennung zu einer gespeicherten Verbindung, löschen wir diese Verbindung (Zugriffstoken, Instagram-Konto-ID und Benutzername). Diese Vorgänge betreffen nur die Instagram-Verbindung. Ein Randomify-Konto bleibt davon unberührt, ebenso Ihre Gewinnspiele und die Teilnehmerdaten darin; diese verarbeiten wir weiter im Auftrag der jeweiligen Veranstalter.

Wenn Sie die App auf Instagram entfernen, versenden wir dazu keine eigene E-Mail. Der Kommentarabruf für Ihre Gewinnspiele endet damit; den Stand Ihrer Verbindung sehen Sie in den Einstellungen.

Zu einer Löschanfrage erhalten Sie von Meta einen Bestätigungscode, mit dem Sie das Ergebnis auf unserer Statusseite einsehen können. Der Status „Keine Verbindung gefunden“ bedeutet: Zu der übermittelten Kennung war in diesem Moment keine Verbindung gespeichert, mit dieser Anfrage wurde daher nichts gelöscht. So kann es auch aussehen, wenn die Verbindung bereits vorher gelöscht wurde, etwa weil uns zuerst die Entfernung der App auf Instagram erreicht hat. Den aktuellen Stand sehen Sie in den Einstellungen; bei Fragen helfen wir Ihnen unter info@randomify.de.

Als Nachweis speichern wir jede Löschanfrage mit der von Meta übermittelten Kennung, dem Bestätigungscode, dem Status und einem etwaigen Fehlertext (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). In Protokollen erscheint die Kennung nur gekürzt.

4.3 Gewinnspiel-Daten

Für jedes Gewinnspiel speichern wir:

  • Titel, Beschreibung und Konfiguration des Gewinnspiels
  • Plattform, Beitrags-URL, Beitrags-ID und Vorschaubild des Beitrags
  • Status, Endzeitpunkt und öffentlicher Gewinnspiel-Code

4.4 Gewinnspiel-Teilnehmer (Kommentare)

Über die Instagram Graph API erfassen wir folgende Daten von Personen, die einen Beitrag des Veranstalters kommentieren. Quelle dieser Daten ist also Instagram, nicht die Person selbst:

  • Instagram-Benutzername
  • Plattform-User-ID
  • Kommentartext
  • Externe Kommentar-ID
  • Zeitstempel des Kommentars

Zweck: Ermittlung der Teilnehmer und Durchführung einer fairen Ziehung.

Hinweis für Gewinnspielteilnehmer: Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Kommentardaten ist der jeweilige Gewinnspielveranstalter, also das Konto, unter dessen Beitrag Sie kommentiert haben. Randomify agiert insoweit als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

Rechtsgrundlage: Bestimmt der Veranstalter; in Betracht kommen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Teilnahmevertrag mit dem Veranstalter) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Veranstalters an der Ermittlung eines Gewinners).

Speicherdauer: Teilnehmerdaten (Benutzername, Plattform-User-ID, Kommentartext) beendeter oder ausgeloster Gewinnspiele werden automatisch anonymisiert, und zwar 90 Tage nach dem spätesten dieser Zeitpunkte: dem Endzeitpunkt des Gewinnspiels, der abgeschlossenen Ziehung und, wenn es keine abgeschlossene Ziehung gibt, der letzten Änderung am beendeten Gewinnspiel. Ein Gewinnspiel ohne Ziehung, das ein Jahr nach Start und Endzeitpunkt noch läuft, beenden wir automatisch; danach gilt dieselbe Frist. Das gilt für die Anwendungsdatenbank; zu Sicherungen s. Abschnitt 5.

Früher enden die Daten, wenn der Veranstalter sie entfernt: Ein Gewinnspiel ohne Ziehung kann er löschen, seine Teilnehmerdaten werden dann unmittelbar mit entfernt. Ein Gewinnspiel mit Ziehung kann er nicht löschen, aber seine Teilnehmerdaten vorzeitig anonymisieren.

Löschung einer einzelnen Person: Der Veranstalter kann die Daten einer einzelnen Person über alle seine Gewinnspiele hinweg löschen, selbst oder über uns auf seine Weisung. Dabei anonymisieren wir die Kennungen der Person in der Anwendungsdatenbank: Benutzername, Plattform-User-ID und Kommentartext, auch im Ziehungsnachweis und in Kommentar-Antworten. Noch nicht gesendete Antworten an die Person werden nicht mehr gesendet. In Gewinnspielen ohne abgeschlossene Ziehung wird die Person außerdem von der Auslosung ausgeschlossen. Eine abgeschlossene Ziehung ändert sich dadurch nicht und bleibt nachprüfbar. Der Löschvorgang selbst protokolliert nur Anzahlen, nicht die Person. Kommentiert die Person später erneut, gilt das als neue Teilnahme.

Daten, die vor der Löschung an anderer Stelle entstanden sind, enden nach ihren eigenen Fristen:

  • Audit-Protokolleinträge zu Ausschluss, Wiederaufnahme, Gewinnerkontakt, Ziehung und Neuauslosung: Der Benutzername wird nach 180 Tagen entfernt. Einträge zu Teilnahmeprüfungen werden nach 30 Tagen gelöscht. Kommentar-IDs in Einträgen zu gesendeten Antworten werden nicht entfernt.
  • Betriebsprotokolle in Grafana Cloud, bis ihre Speicherdauer abläuft (s. Abschnitt 5).
  • Zugriffsprotokolle unseres Webservers, in denen auch ein bei der Teilnahmeprüfung eingegebener Benutzername stehen kann (s. Abschnitt 5).
  • Sicherungen (s. Abschnitt 5).
  • Wenn während der Löschung eine Ziehung läuft: Diese kann die Person noch berücksichtigen und auswählen. Was sie dabei speichert, bleibt erhalten, bis es nach der oben genannten 90-Tage-Frist anonymisiert wird.
  • Der Kommentar auf Instagram selbst: Ihn löscht Randomify nicht.

4.5 Kommentar-Antworten

Veranstalter können über Randomify öffentliche Antworten auf Kommentare senden, insbesondere um Gewinner zu benachrichtigen. Randomify versendet keine Direktnachrichten. Dabei werden folgende Daten verarbeitet:

  • Antworttext (vom Veranstalter verfasst)
  • Benutzername der Person, deren Kommentar beantwortet wird
  • Externe Kommentar-ID und ID der gesendeten Antwort
  • Zustellstatus (ausstehend/gesendet/fehlgeschlagen)
  • Zeitstempel des Versands

Zweck: Ermöglichung der Kommunikation zwischen Veranstalter und Gewinnspielteilnehmern, insbesondere zur Benachrichtigung von Gewinnern.

Rolle und Rechtsgrundlage: Wir handeln auf Weisung des Veranstalters. Die Rechtsgrundlage bestimmt er; in Betracht kommen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Veranstalters an der Kontaktaufnahme mit dem Gewinner).

Speicherdauer: Antworttext und Benutzername speichern wir bei uns, bis sie mit den Teilnehmerdaten des Gewinnspiels anonymisiert werden (s. Abschnitt 4.4). Die gesendete Antwort ist auf Instagram öffentlich sichtbar; Randomify löscht sie dort nicht.

4.6 Ziehungsdaten und öffentliche Nachprüfbarkeit

Jede Ziehung erzeugt folgende Daten:

  • Kryptographisch zufälliger Seed (SHA-256-basiert)
  • Snapshot aller Kandidaten und ihrer Reihenfolge
  • Ausschlüsse mit Begründung und Regelreferenz
  • Gewinner mit Benutzername und Plattform-ID
  • Öffentlich überprüfbarer Verifizierungscode

Zweck: Nachvollziehbare, faire und überprüfbare Gewinnermittlung. Die Transparenz der Ziehung ist ein Kernmerkmal des Dienstes.

Öffentlicher Ziehungsnachweis und Offenlegung von Teilnehmer-Identitäten: Jede abgeschlossene Ziehung lässt sich über ihren Verifizierungscode ohne Anmeldung öffentlich prüfen. Die Prüfseite zeigt die Gewinner sowie Gewinner früherer Ziehungen, die für ungültig erklärt wurden. Zusätzlich stellen wir ein signiertes Ziehungszertifikat (JSON und PDF) zum Download bereit. Es enthält bewusst Benutzername und Plattform-User-ID aller zur Ziehung zugelassenen Teilnehmer und der Gewinner, jeweils mit einem individuellen Zufallswert (Salt) und dem daraus gebildeten kryptographischen Fingerabdruck. Nur so kann jeder — auch ohne Zugang zu Randomify — selbst nachprüfen, dass alle Teilnehmer berücksichtigt wurden und die Gewinner korrekt ermittelt wurden.

Rolle und Rechtsgrundlage: Die öffentliche Nachprüfbarkeit ist dokumentierter Bestandteil des Dienstes und gilt daher als Weisung des Veranstalters an uns. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, gestützt auf das berechtigte Interesse des Veranstalters an einer nachweislich fairen Ziehung. Wir verarbeiten diese Daten nicht zu eigenen Zwecken. Widersprüche nach Art. 21 DSGVO und Löschanträge nach Art. 17 DSGVO richten Sie bitte an den Veranstalter; an uns gerichtete Anfragen leiten wir an ihn weiter (s. Abschnitt 9).

Speicherdauer: Nach der Frist aus Abschnitt 4.4 — bzw. für eine einzelne Person früher, wenn der Veranstalter ihre Daten nach Art. 17 DSGVO löscht — ersetzen wir Benutzernamen und Plattform-User-IDs im Ziehungsnachweis durch einen Platzhalter. Zugleich werden die zugehörigen Salts gelöscht, sodass der Fingerabdruck keiner Person mehr zugeordnet werden kann. Der kryptographische Nachweis (Seed, Reihenfolge, Hash) bleibt erhalten und die Signatur bleibt gültig, sodass die Ziehung dauerhaft überprüfbar bleibt, ohne dass Namen offengelegt werden. Ab diesem Zeitpunkt enthält auch das Zertifikat diese Identitäten nicht mehr. Auf Zertifikate, die Dritte bereits heruntergeladen haben, haben wir keinen Zugriff; diese Kopien verbleiben bei der Person, die sie heruntergeladen hat.

4.7 Support-Chat

Angemeldeten Nutzern bieten wir einen Support-Chat an, den wir über den Dienst Zammad bereitstellen (s. Abschnitt 6). Die Schaltfläche „Chat mit uns“ wird nur angezeigt, wenn Sie angemeldet sind. Das Chat-Programm von Zammad wird erst geladen, wenn Sie auf „Chat mit uns“ klicken. Vorher werden keine Daten an Zammad übermittelt.

Nach dem Klick verarbeitet Zammad Ihre IP-Adresse und technische Verbindungsdaten, den Chat-Inhalt sowie Namen und E-Mail-Adresse, sofern Sie diese im Chat angeben.

Zweck: Beantwortung Ihrer Support-Anfragen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Unterstützung im Rahmen des Nutzungsvertrags).

Ist gerade kein Mitarbeiter im Chat erreichbar, verweisen wir Sie stattdessen auf unsere E-Mail-Adresse info@randomify.de.

4.8 Öffentliche Teilnahmeprüfung

Auf der öffentlichen Seite eines Gewinnspiels kann jede Person ohne Anmeldung einen Instagram-Benutzernamen eingeben. Sie erfährt dann, ob dieser Name als Teilnehmer erfasst ist, ob er ausgeschlossen wurde und in welche allgemeine Kategorie der Grund fällt (z. B. „Manuell ausgeschlossen“ oder „Kommentar nach Teilnahmeschluss“) und nach der Ziehung auch die Position im Lostopf. Eine frei formulierte Begründung des Veranstalters wird nicht angezeigt. Wir prüfen nicht, ob der eingegebene Name der eigene ist. Wurden die Daten einer Person anonymisiert, wird ihr Benutzername nicht mehr gefunden.

Rolle und Rechtsgrundlage: Die Prüfung ist dokumentierter Bestandteil des Dienstes und gilt als Weisung des Veranstalters; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, gestützt auf sein berechtigtes Interesse an einem nachvollziehbaren Gewinnspiel. Widersprüche und Löschanträge leiten wir an den Veranstalter weiter (s. Abschnitt 9).

Was bei einer Abfrage entsteht: Einen Audit-Protokolleintrag mit Gewinnspiel, eingegebenem Benutzernamen und Ergebnis löschen wir nach 30 Tagen. Dieselbe Angabe erreicht unsere Betriebsprotokolle, und die Abfrage steht in den Zugriffsprotokollen des Webservers (s. Abschnitt 4.10). Um massenhafte Abfragen zu begrenzen, halten wir die IP-Adresse kurzzeitig im Arbeitsspeicher.

4.9 Käufe und Rechnungen

Guthaben kaufen Sie über die Bezahlseite unseres Zahlungsdienstleisters Stripe (s. Abschnitt 6). Dort erfasst werden: Firmenname, Rechnungsanschrift, E-Mail-Adresse und Zahlungsdaten sowie, freiwillig, Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Stripe erstellt die Rechnung und sendet sie Ihnen per E-Mail. Vollständige Zahlungsmitteldaten verarbeitet ausschließlich Stripe.

Bei uns speichern wir die Kennung Ihres Stripe-Kundenkontos sowie Ihre Guthabenbuchungen mit der Kennung des jeweiligen Kaufs. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Rechnungsstellung und Aufbewahrung).

4.10 Betrieb: Protokolle und Sicherungen

Betriebsprotokolle: Unsere Anwendung schreibt Protokolle in das Systemjournal des Servers. Von dort übertragen wir sie an Grafana Cloud (s. Abschnitt 6). Sie enthalten nicht nur technische Angaben: Aufgezeichnete Ereignisse können E-Mail-Adressen in maskierter Form (z. B. d***@example.com), interne Konto-Kennungen, Instagram-Benutzernamen von Nutzern und Teilnehmern sowie Eintrags- und Kommentar-IDs enthalten, außerdem die bei der Teilnahmeprüfung eingegebenen Benutzernamen und gekürzte Instagram-Kennungen aus Löschanfragen.

Zugriffsprotokolle: Unser Webserver protokolliert jede Anfrage mit IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufener Adresse einschließlich der Abfrageparameter, User-Agent und Status. Bei der Teilnahmeprüfung steht darin also auch der eingegebene Benutzername. Diese Protokolle bleiben auf unserem Server und werden nicht an Grafana Cloud übertragen.

Sicherungen: Täglich sichern wir die Datenbank und die gespeicherten Vorschaubilder verschlüsselt auf unserem Server und kopieren die Sicherung verschlüsselt in Microsoft 365 SharePoint. Sicherungen enthalten alle in der Datenbank gespeicherten Daten, auch Teilnehmerdaten und solche, die inzwischen anonymisiert oder gelöscht wurden. Zusätzlich sichert der Hosting-Anbieter die Datenbank automatisch.

Zweck: Stabiler und sicherer Betrieb, Fehleranalyse, Abwehr von Angriffen und Wiederherstellung nach einem Ausfall. Die Speicherdauer steht in Abschnitt 5.

Rolle und Rechtsgrundlage: Teilnehmerdaten in Protokollen und Sicherungen (Benutzernamen, Plattform-User-IDs, Eintrags- und Kommentar-IDs, Kommentartexte und die bei der Teilnahmeprüfung eingegebenen Benutzernamen) verarbeiten wir als Teil des Betriebs des Dienstes auf Weisung des Veranstalters; die Rechtsgrundlage bestimmt er (s. Abschnitt 3). Für alle übrigen Angaben darin, etwa Kontodaten und IP-Adressen, sind wir Verantwortlicher; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, gestützt auf unser berechtigtes Interesse an diesen Zwecken.

4.11 Müssen Sie Daten bereitstellen?

Hinweis nach Art. 13 Abs. 2 lit. e DSGVO: Eine gesetzliche Pflicht, uns Daten bereitzustellen, besteht nicht. Für den Vertrag sind jedoch erforderlich:

  • Name, E-Mail-Adresse, Passwort und die Annahme der AGB: Ohne sie können wir kein Konto einrichten.
  • Die Instagram-Verbindung: Ohne sie können Sie kein Gewinnspiel durchführen.
  • Firmenname, Rechnungsanschrift, E-Mail-Adresse und Zahlungsdaten: Ohne sie können Sie kein Guthaben kaufen. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist freiwillig.

Der Support-Chat ist freiwillig. Teilnehmer an Gewinnspielen stellen uns selbst keine Daten bereit; wir erhalten sie von Instagram.

5. Speicherdauer

  • Kontodaten: Bis zur Löschung Ihres Kontos. Das gilt auch für Ihre Annahme der AGB, Ihre Guthabenbuchungen und die Liste der an Sie gesendeten Benachrichtigungen (Empfänger, Betreff, Status).
  • Sitzungsdaten: Eine Sitzung läuft nach 7 Tagen ab und verlängert sich, wenn Sie Randomify nutzen. Abgelaufene Sitzungen und Anmeldecodes löschen wir bei einem täglichen Lauf.
  • Instagram-Verbindung (einschließlich Zugriffstoken): Bis Sie die Verbindung trennen, die App auf Instagram entfernen, eine Löschung über Meta anfragen oder Ihr Konto löschen. Die Verbindung bleibt auch nach Ablauf des Tokens gespeichert, damit wir Ihnen eine Wiederverbindung anbieten können.
  • Löschanfragen über Meta: Für den Nachweis der Anfrage (s. Abschnitt 4.2) ist derzeit keine automatische Löschfrist festgelegt. Der Eintrag bleibt auch nach einer Kontolöschung bestehen.
  • Gewinnspiel- und Teilnehmerdaten: Bis zur Löschung des Gewinnspiels durch den Veranstalter, spätestens jedoch bis zur automatischen Anonymisierung nach der Frist aus Abschnitt 4.4.
  • Ziehungsergebnisse und Ziehungszertifikat: Personenbezogene Identifikatoren (Benutzernamen, Plattform-User-IDs) und Salts werden nach der Frist aus Abschnitt 4.4 anonymisiert bzw. gelöscht. Der kryptographische Verifizierungsnachweis (ohne diese Identifikatoren) bleibt dauerhaft erhalten. Bei Löschung Ihres Kontos bleibt ein Gewinnspiel mit abgeschlossener Ziehung anonymisiert und ohne Zuordnung zu Ihrem Konto erhalten, einschließlich Titel und Link zum Beitrag, damit der Nachweis der Ziehung gültig bleibt.
  • Audit-Protokolle: Protokolleinträge zu betrieblichen Vorgängen werden geführt. Nach 180 Tagen entfernen wir daraus Benutzernamen, E-Mail-Adressen, Instagram-Kennungen und Kommentartexte; die Einträge selbst bleiben bestehen. Nicht entfernt werden Kommentar-IDs in Einträgen zu gesendeten Antworten, interne Kennungen sowie frei formulierte Begründungen (z. B. eines Ausschlusses). Protokolleinträge zu Abfragen der öffentlichen Teilnahmeprüfung und des Ziehungsnachweises werden bereits nach 30 Tagen vollständig gelöscht.
  • Betriebsprotokolle in Grafana Cloud: 14 Tage.
  • Zugriffsprotokolle: Die Protokolldatei wird rotiert, sobald sie eine feste Größe erreicht. Rotierte Dateien werden nach 30 Tagen gelöscht, bei hohem Aufkommen auch früher.
  • Sicherungen: Auf unserem Server werden die Sicherungen rotiert: Wir behalten 14 tägliche, 4 wöchentliche und 6 monatliche Stände, die ältesten also etwa sechs Monate. Die verschlüsselte Kopie in Microsoft 365 SharePoint wird derzeit nicht automatisch rotiert; dorthin kopierte Stände bleiben erhalten, bis wir sie von Hand entfernen. Die automatischen Datenbanksicherungen des Hosting-Anbieters werden nach 14 Tagen entfernt.
  • Abrechnungsunterlagen: Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir nach den gesetzlichen Fristen auf (§ 147 AO, § 257 HGB), je nach Art der Unterlage sechs, acht oder zehn Jahre. Das gilt auch nach einer Kontolöschung. Bei Stripe gespeicherte Daten werden durch eine Kontolöschung bei Randomify nicht entfernt.

6. Empfänger und Auftragsverarbeiter

  • Meta Platforms Ireland Ltd. — Instagram ist die Quelle der Beiträge und Kommentare und Empfänger der von Veranstaltern veranlassten Antworten (s. Abschnitt 4.2). Meta handelt dabei als Betreiber der Plattform in eigener Verantwortung, nicht als unser Auftragsverarbeiter. Zur Drittland-Übermittlung s. Abschnitt 7.
  • Microsoft Ireland Operations Ltd. (Microsoft Azure) — Hosting unserer Server und Datenbank in einem Rechenzentrum innerhalb der EU (Frankreich). Microsoft verarbeitet dabei die dort gespeicherten Daten als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO, bei Teilnehmerdaten als unser Unterauftragsverarbeiter.
  • Microsoft Ireland Operations Ltd. (Microsoft 365 SharePoint) — Ablage der externen Kopie unserer Sicherungen (s. Abschnitt 4.10) als Auftragsverarbeiter, bei Teilnehmerdaten als unser Unterauftragsverarbeiter. Die Sicherungen werden vor der Übertragung verschlüsselt; Microsoft erhält nur die verschlüsselten Daten.
  • Resend (Plus Five Five, Inc.) — Versand von E-Mails (z. B. Anmeldecodes und Benachrichtigungen). Verarbeitet werden E-Mail-Adresse und Nachrichteninhalt. Benachrichtigungen an Veranstalter können Benutzernamen von Gewinnern enthalten; insoweit ist Resend Unterauftragsverarbeiter. Rechtsgrundlage für unsere eigenen E-Mails ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Eine Übermittlung in die USA ist möglich (s. Abschnitt 7).
  • Grafana Labs — Betriebsüberwachung (Betriebsprotokolle und Systemmetriken) über Grafana Cloud, gespeichert in einer EU-Region. Die Protokolle können personenbezogene Daten enthalten (s. Abschnitt 4.10). Zweck ist die Sicherstellung eines stabilen und sicheren Betriebs. Soweit die Protokolle Teilnehmerdaten enthalten, ist Grafana Labs unser Unterauftragsverarbeiter; im Übrigen ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zu möglichen Zugriffen aus den USA s. Abschnitt 7.
  • Stripe Payments Europe, Ltd. — Zur Abwicklung des Kaufs von Gewinnspiel-Guthaben nutzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe. Verarbeitet werden dabei Abrechnungs- und Zahlungsdaten (z. B. Firmenname, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie Zahlungsmetadaten; vollständige Zahlungsmitteldaten verarbeitet ausschließlich Stripe, nicht Randomify). Zweck ist die Zahlungsabwicklung, Rechnungsstellung und Betrugsprävention. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Eine Übermittlung in die USA ist möglich (s. Abschnitt 7).
  • Zammad GmbH (Berlin) — Bereitstellung des Support-Chats (s. Abschnitt 4.7). Verarbeitet werden IP-Adresse, technische Verbindungsdaten, der Chat-Inhalt sowie Name und E-Mail-Adresse, sofern Sie diese im Chat angeben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Zammad verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland.

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nicht, es sei denn, wir sind gesetzlich dazu verpflichtet (z. B. auf Anordnung einer Behörde).

Über die öffentlichen Seiten aus den Abschnitten 4.6 und 4.8 sind Teilnehmerdaten für jeden abrufbar, der den Code der Ziehung oder des Gewinnspiels kennt, solange sie nicht anonymisiert sind.

Soweit Sie als Gewinnspielveranstalter über Randomify personenbezogene Daten Ihrer Teilnehmer verarbeiten lassen, agieren wir als Auftragsverarbeiter. Die Rechte und Pflichten beider Seiten regelt unser Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

7. Datenübermittlung in Drittländer

Durch die Nutzung der Instagram Graph API werden Daten an Meta-Server übermittelt, die sich teilweise in den USA befinden. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission) bzw. auf Basis von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

Bei der Zahlungsabwicklung über Stripe können Daten an die Stripe Inc. mit Sitz in den USA übermittelt werden. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der von der EU-Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO bzw. – soweit anwendbar – des EU-U.S. Data Privacy Framework. Stripe ergreift zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der übermittelten Daten.

Beim E-Mail-Versand über Resend können Daten in die USA übermittelt werden. Die Daten bei Grafana Cloud liegen in einer EU-Region; ein Zugriff des Anbieters aus den USA lässt sich jedoch nicht ausschließen. In beiden Fällen erfolgt eine Übermittlung auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework bzw. der Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

8. Cookies und lokale Speicherung

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies:

  • Sitzungs-Cookie — Zur Authentifizierung und Aufrechterhaltung Ihrer Anmeldung. Das Cookie bleibt auch nach dem Schließen des Browsers gespeichert. Es gilt 7 Tage und verlängert sich, wenn Sie Randomify nutzen; beim Abmelden wird es gelöscht.
  • OAuth-State-Cookie (ig_oauth_state) — Zum Schutz gegen Cross-Site-Request-Forgery beim Instagram-Verbindungsvorgang. HttpOnly, gilt 10 Minuten.

Außerdem speichern wir im Browser, ohne Übermittlung an uns:

  • Darstellung (randomify-theme, localStorage) — Ihre Wahl eines hellen oder dunklen Designs. Der Eintrag entsteht nur, wenn Sie ein Design wählen, und bleibt bestehen, bis Sie wieder der Systemeinstellung folgen oder den Browser-Speicher leeren.
  • Neuladen nach einer Aktualisierung (randomify:stale-action-reloaded, sessionStorage) — Merkt sich, dass ein Tab nach einem Fehler durch eine neue App-Version bereits einmal neu geladen wurde. Der Eintrag wird beim Schließen des Tabs gelöscht.

Für den Support-Chat (s. Abschnitt 4.7) legt das Chat-Programm von Zammad erst nach dem Klick auf „Chat mit uns“ zwei technisch notwendige Einträge im sessionStorage Ihres Browsers an: eine Kennung der laufenden Chat-Sitzung (sessionId) und eine noch nicht abgeschickte Nachricht (unfinished_message). Beide werden gelöscht, sobald Sie den Browser-Tab schließen. Cookies setzt der Chat nicht.

Wir setzen keine Analyse-, Tracking- oder Marketing-Cookies ein.

9. Ihre Rechte

Nach der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO) — Sie können Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten verlangen.
  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO) — Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
  • Löschung (Art. 17 DSGVO) — Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) — Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — Sie können Ihre Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format erhalten.
  • Widerspruch (Art. 21 DSGVO) — Einzelheiten stehen im hervorgehobenen Hinweis am Ende dieses Abschnitts.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte per E-Mail an: info@randomify.de

Wenn Sie an einem Gewinnspiel teilgenommen haben: Daten aus der Teilnahme an Gewinnspielen verarbeiten wir im Auftrag der jeweiligen Veranstalter. Anfragen dazu richten Sie bitte an den Veranstalter; an uns gerichtete Anfragen leiten wir an ihn weiter. Was eine Löschung umfasst und was nicht, steht in Abschnitt 4.4.

Datenexport: Als Nutzer können Sie in den Einstellungen Ihre Daten als JSON-Datei herunterladen. Sie enthält Ihr Profil (einschließlich Zeitpunkt und Version Ihrer Annahme der AGB), Ihre Sitzungen (IP-Adresse, User-Agent, Beginn und Ablauf), Ihre Anmeldekonten (Anbieter und Daten), Gewinnspiele, Instagram-Verbindung, Benachrichtigungen, Audit-Ereignisse, Guthabenbuchungen und Kommentar-Antworten. Der Export enthält keine Geheimnisse wie Passwort-Hashes oder Zugriffstokens. Audit-Ereignisse und Kommentar-Antworten können Benutzernamen von Teilnehmern Ihrer eigenen Gewinnspiele enthalten; gehen Sie mit der Datei entsprechend sorgsam um.

Konto löschen: In den Einstellungen können Sie Ihr Konto löschen, solange keine Ziehung läuft. Das entfernt das Konto, Sitzungen, Instagram-Verbindung, Benachrichtigungen, Guthabenbuchungen und Gewinnspiele ohne Ziehung. Nicht sofort davon erfasst sind: anonymisierte Gewinnspiele mit Ziehung (s. Abschnitt 5); Audit-Protokolleinträge, die ohne direkte Verknüpfung zum Konto bestehen bleiben und weiterhin interne Kennungen enthalten können; Betriebs- und Zugriffsprotokolle; Sicherungen sowie Abrechnungsunterlagen. Für diese gelten die Fristen aus Abschnitt 5.

10. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de

11. Technische und organisatorische Maßnahmen

Wir setzen umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten ein:

  • Verschlüsselte Übertragung aller Daten via HTTPS/TLS.
  • Feldverschlüsselung sensibler Daten (Zugriffstokens) mit AES-256-GCM vor der Speicherung in der Datenbank.
  • Passwörter werden ausschließlich als gesalzener Hash gespeichert (scrypt).
  • OAuth-Verbindungen verwenden kryptographisch sichere State-Parameter (CSRF-Schutz).
  • Sitzungen sind zeitlich begrenzt und signiert.
  • Die Datenbank ist nicht aus dem Internet erreichbar. Netzwerkzugriff auf sie besteht nur aus dem Netzsegment des Anwendungsservers.
  • Sicherungen werden vor dem Speichern verschlüsselt.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen unseres Dienstes anzupassen. Die aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Seite.

Stand: 6. November 2026